Yasal

Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Yürürlük tarihi: 22 Eylül 2026

Voxrium, otellerin misafirlerinden Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp ve diğer kanallardan gelen mesajları tek bir gelen kutusunda yanıtlamasını sağlayan bir yazılımdır. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca hangi veriyi, ne amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğimizi, kimlere aktardığımızı, ne kadar sakladığımızı ve haklarınızı anlatır.

1. Biz kimiz

Voxrium, Haluk Kaan Besen şahıs işletmesi tarafından sunulur (“Voxrium”, “biz”). Web sitesi voxrium.com, otel paneli panel.voxrium.com adresindedir.

Adres: Kuştepe Mah. Mecidiyeköy Yolu Cad. No:12 Trump Tower Kat:4 Daire:405 İç Kapı No:221 Şişli / İstanbul · Kağıthane Vergi Dairesi, VKN 1660571267
Veri koruma ile ilgili her talep için: kvkk@voxrium.com

Rolümüz. Panel kullanıcılarının (otel çalışanlarının) hesap verisinde veri sorumlusu biziz. Misafirlerin otele yazdığı mesajlarda otel veri sorumlusudur; Voxrium bu mesajları otel adına depolar, gösterir ve yanıtlar, otomatik bilgilendirme ve hatırlatma mesajlarını otelin ayarlarına göre zamanlar. Sohbet altyapısının nasıl çalışacağına, verinin nerede ve ne kadar saklanacağına biz karar verdiğimiz için misafir verisinde otelle birlikte veri sorumlusuyuz; bu ilişki her otelle imzalanan bir sözleşmeyle düzenlenir ve misafirler bize doğrudan da başvurabilir. Misafirlere, otel adına hazırladığımız ayrı bir aydınlatma metni ilk mesajda bağlantı olarak iletilir.

2. Hangi veriyi işliyoruz

Otel hesapları

Ad, e-posta adresi, şifre (yalnızca geri döndürülemez özet olarak), ekip rolü
Otel bilgileri: ad, oda sayısı, oda tipleri, politikalar, sık sorulan sorular — otelin panele kendisinin girdiği bilgiler
Abonelik ve fatura kayıtları (kart bilgisi bizde tutulmaz; ödeme iyzico üzerinden alınır)

Misafir mesajları

Misafirin kanal kimliği (ör. Instagram veya Messenger kullanıcı kimliği, WhatsApp telefon numarası)
Platformun sağladığı durumda profilde görünen ad
Mesaj metni, gönderilen görsel ve dosyalar, mesaj zamanı, iletilme durumu
Otelin ve yapay zekâ asistanının misafire verdiği yanıtlar
Pazarlama izni ve ileti almak istememe (durdurma) kayıtları

Bağlantı bilgileri

Otelin bağladığı kanal hesaplarının erişim anahtarları (token) ve hesap kimlikleri

Web sitesi ve demo talep formu

Demo formunu doldurduğunuzda: ad soyad, otel adı, e-posta, telefon ve oda sayısı (isteğe bağlı), seçtiğiniz paket, mesajınız
Kötüye kullanımı sınırlamak için IP adresinizden türetilen, geri döndürülemez bir özet (IP adresinin kendisi saklanmaz)
Siteyi ziyaret ettiğinizde sunucu erişim kaydı (IP adresi, tarih, istenen sayfa, tarayıcı bilgisi)

Bu veriler yalnızca talebinize dönüş yapmak ve siteyi güvenle çalıştırmak için kullanılır; pazarlama listesine eklenmez. Formdaki onay kutusu yalnızca bu metni okuduğunuzu gösterir, bir açık rıza değildir.

3. Meta platformlarından gelen veri

Bir otel Instagram, Facebook Sayfası veya WhatsApp Business hesabını Voxrium’a bağladığında, Meta’dan yalnızca otelin izin verdiği ve aşağıda sayılan verileri alırız:

Kanal	Aldığımız veri	Neden
Instagram	Profesyonel hesabın kullanıcı kimliği ve kullanıcı adı; hesaba gelen Direkt mesajlar; erişim anahtarı	Mesajı doğru otele yönlendirmek, bağlı hesabı otele göstermek, yanıtı Instagram Direkt’e göndermek, bağlantıyı yenilemek
Facebook Messenger	Otelin yönettiği Sayfaların adı ve kimliği (seçim için); seçilen Sayfaya gelen mesajlar; Sayfa erişim anahtarı	Otelin doğru Sayfayı seçmesi, mesajları gelen kutusunda göstermek, yanıtı Messenger’a göndermek
WhatsApp Business	WhatsApp Business hesap kimliği, telefon numarası kimliği ve görünen numara; numaraya gelen mesajlar; mesaj şablonlarının onay durumu; erişim anahtarı	Numarayı otelin hesabına bağlamak, mesajları almak ve yanıtlamak, Meta onaylı şablonlarla bildirim göndermek

Gönderi, yorum, takipçi listesi, reklam hesabı veya istatistik verisi okumayız. Otelin adına içerik yayınlamayız.

4. Ne için kullanıyoruz

Misafir mesajlarını ilgili otelin gelen kutusuna iletmek ve otel çalışanlarına göstermek
Otel çalışanının yazdığı ya da yapay zekâ asistanının otelin kendi bilgilerinden hazırladığı yanıtı misafire göndermek
Otelin kurduğu rezervasyon onayı, varış öncesi bilgilendirme gibi hizmet mesajlarını göndermek
Bağlantıların süresi dolmadan yenilenmesi ve bir bağlantı koptuğunda oteli uyarmak
Hizmetin güvenliğini sağlamak, hataları bulmak ve faturalandırma

Her amacın dayandığı hukuki sebep (KVKK m.5):

Amaç	Hukuki sebep
Otel hesabının açılması, hizmetin sunulması, destek, faturalandırma	Sözleşmenin kurulması ve ifası — m.5/2-(c)
Misafir mesajlarının iletilmesi, yanıtlanması ve hizmet mesajlarının gönderilmesi	Otel ile misafir arasındaki sözleşmenin kurulması ve ifası — m.5/2-(c); meşru menfaat — m.5/2-(f)
Demo talebinize dönüş yapılması	Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması — m.5/2-(c)
Hizmet güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata ayıklama, erişim kayıtları	Meşru menfaat — m.5/2-(f)
Fatura kayıtlarının saklanması, başvuruların yanıtlanması, İYS sorgusu, resmi makam talepleri	Hukuki yükümlülük — m.5/2-(ç)
Misafire otel adına ticari ileti gönderilmesi	Açık rıza — m.5/1; 6563 sayılı Kanun kapsamında ticari ileti onayı

Toplama yöntemi. Veriler; panel ve web sitesi formları, otelin bağladığı mesajlaşma kanalları (web sohbet penceresi, WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, SMS, e-posta) ve otelin rezervasyon / otel yönetim sistemi entegrasyonları aracılığıyla, elektronik ortamda ve kısmen otomatik yollarla toplanır.

5. Neyi yapmıyoruz

Kişisel veriyi satmayız, kiralamayız, reklam amacıyla kullanmayız veya üçüncü taraf reklamcılarla paylaşmayız.
Mesaj içeriğini profil çıkarmak ya da yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmayız.
Instagram ve Messenger’da yalnızca otele önce yazmış kişilere, Meta’nın mesajlaşma süreleri içinde yanıt veririz; bu kanallardan toplu veya istenmeyen ileti göndermeyiz.
WhatsApp’ta otelin başlattığı mesajlar yalnızca Meta’nın onayladığı şablonlarla gider; pazarlama içerikli mesajlar ise yalnızca kayıtlı izni olan misafirlere ve Türkiye’deki numaralar için İleti Yönetim Sistemi (İYS) onayı kontrol edilerek gönderilir.

6. Yapay zekâ

Yapay zekâ asistanı yanıtlarını yalnızca otelin panele girdiği bilgilerden (odalar, politikalar, sık sorulan sorular) ve rezervasyon sistemi sorgularından üretir. Yanıt üretmek için mesaj metni, bir API üzerinden OpenAI’ye gönderilir; misafirin yazdığı IBAN, kart ve T.C. kimlik numaraları gönderilmeden önce gizlenir, misafirin kayıtlı telefon numarası ve e-postası gönderilmez. Otel çalışanları her konuşmayı devralabilir ve yapay zekâyı konuşma bazında durdurabilir. Web sitesi sohbet penceresinde misafire bir yapay zekâ ile yazıştığı ilk mesajdan önce bildirilir.

7. Kimlerle paylaşıyoruz

Veriyi yalnızca hizmeti sunmak için gereken hizmet sağlayıcılarla paylaşırız:

Sağlayıcı	Ne için
Meta Platforms (Instagram, Messenger, WhatsApp)	Otelin bağladığı kanallardan mesaj almak ve göndermek
OpenAI	Yapay zekâ yanıtının üretilmesi (mesaj metni; ABD’de işlenir)
Resend	E-posta gönderimi ve otele yönlendirilen e-postaların alınması
iyzico	Abonelik ödemeleri (yalnızca otel hesapları)
Hostinger	Uygulamanın ve veritabanının çalıştığı sunucu (Almanya, Frankfurt)
Google	Otel Google yorumlarını bağladıysa yorumların okunması ve yanıtlanması
Telegram	Otel bağladıysa Telegram mesajları; ayrıca bize gelen teknik uyarılar
Netgsm	Otel SMS kanalını bağladıysa SMS gönderimi ve alımı (Türkiye)
İleti Yönetim Sistemi (İYS)	Ticari ileti öncesi izin sorgusu (Türkiye)

Yurt dışına aktarım. Uygulamanın sunucusu Almanya’dadır; yapay zekâ yanıtları için mesaj metni ABD’de işlenir. Bu aktarımlar, hizmetin sunulması için zorunludur ve 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesine uygun olarak yapılır.

Otel bir rezervasyon motoru, otel yönetim sistemi veya ödeme sağlayıcısı bağlarsa ilgili mesaj ve rezervasyon verisi o sağlayıcıyla, otelin talimatıyla paylaşılır. Yasal bir zorunluluk olduğunda yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

8. Güvenlik

Tüm bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir.
Kanal erişim anahtarları ve üçüncü taraf kimlik bilgileri veritabanında şifreli saklanır.
T.C. kimlik numarası, IBAN, kart numarası ve e-posta adresi gibi veriler, mesaj kaydedilirken otomatik olarak maskelenir.
Her otel yalnızca kendi verisine erişebilir; oteller arası erişim sunucu tarafında engellenir.
Meta’dan gelen her bildirimin imzası doğrulanır; doğrulanamayan istekler işlenmez.

9. Saklama süreleri

Veri	Süre
Konuşmalar (mesajlar ve yanıtlar)	7 gün — her gün çalışan otomatik görevle silinir
Kanal erişim anahtarları ve hesap kimlikleri	Otel bağlantıyı kaldırana, uygulamanın iznini Meta’dan geri alana veya hesabını silene kadar
Teknik erişim kayıtları	14–60 gün
Otel hesabı ve otel bilgileri	Hesap açık olduğu sürece
Fatura kayıtları	Vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca
Demo talepleri	1 yıl — otomatik olarak silinir
Veritabanı yedekleri	7 gün — silinen kayıtlar yedeklerde en fazla 7 gün daha kalır, sonra yedekle birlikte silinir
Ticari ileti izni	Misafir izni geri çekene kadar
“Durdur” talepleri	Yeniden ileti gönderilmemesi ve talebin ispatı için, misafir aksini isteyene kadar

10. Silme

Verinin nasıl silineceği ayrı bir sayfada adım adım anlatılıyor: Veri silme talimatları. Kısaca:

Kanal bağlantısı: Panel → Entegrasyonlar → ilgili kanal → “Kaldır”. Erişim anahtarları ve hesap kimlikleri hemen silinir, Meta webhook aboneliği kaldırılır.
Meta tarafından: Voxrium’un iznini Facebook veya Instagram ayarlarınızdan kaldırdığınızda Meta bize haber verir ve ilgili bağlantı bilgileri otomatik olarak silinir.
Tüm hesap: Panel → Ayarlar → Hesap → “Hesabı kalıcı olarak sil”. Otele ait tüm veri geri alınamaz biçimde silinir.
Misafirler: Konuştuğunuz otele ya da kvkk@voxrium.com adresine yazabilirsiniz.

11. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi (ve uygulanabildiği ölçüde AB Genel Veri Koruma Tüzüğü) kapsamında şu haklara sahipsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m.7’deki şartlarla silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme
Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Başvuru. Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı olarak yukarıdaki adresimize, kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden kvkk@voxrium.com adresine iletebilirsiniz. Adınızı, soyadınızı, talebinizi ve misafirseniz yazıştığınız oteli ve kanalı belirtin. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul’un belirlediği tarife uygulanabilir. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Pazarlama iletilerini istediğiniz an, mesaja “DURDUR” veya “STOP” yazarak yanıt vererek durdurabilirsiniz.

12. Çerezler

voxrium.com hiç çerez kullanmaz ve üçüncü taraf sunuculardan (yazı tipi, analitik, reklam) içerik yüklemez; yalnızca hareket tercihinizi tarayıcınızda hatırlar. Panel yalnızca oturumunuzu açık tutmak ve güvenli bağlantı akışları için zorunlu çerezler kullanır. Her çerezin ve tarayıcı kaydının adı, amacı ve süresi Çerez Politikası’nda listelenir.

13. Değişiklikler ve iletişim

Bu politikayı güncellediğimizde yürürlük tarihini değiştiririz; önemli değişiklikleri otel hesaplarına panel üzerinden bildiririz. Sorularınız için: kvkk@voxrium.com

Legal

Privacy Policy

Effective date: 22 September 2026

Voxrium is software that lets hotels answer the messages their guests send through Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp and other channels from one shared inbox. This policy explains what data we process, why, how long we keep it and how it is deleted.

1. Who we are

Voxrium is provided by Haluk Kaan Besen, a sole proprietorship registered in Türkiye (“Voxrium”, “we”). Our website is voxrium.com and the hotel dashboard is panel.voxrium.com.

Address: Kuştepe Mah. Mecidiyeköy Yolu Cad. No:12 Trump Tower Kat:4 Daire:405 İç Kapı No:221 Şişli / İstanbul, Türkiye · Tax office Kağıthane, tax no. 1660571267
For any data-protection request: kvkk@voxrium.com

Our role. We are the controller of the account data of dashboard users (hotel staff). For the messages guests send to a hotel, the hotel is the controller; Voxrium stores, displays and answers those messages on the hotel’s behalf and schedules automated information and reminder messages according to the hotel’s settings. Because we decide how the messaging infrastructure works and where and for how long data is kept, we are joint controllers of guest data together with the hotel; this is set out in an agreement signed with each hotel, and guests may also contact us directly. Guests receive a separate notice, prepared on the hotel’s behalf, as a link in the first reply.

2. Data we process

Hotel accounts

Name, e-mail address, password (stored only as an irreversible hash), team role
Hotel information the hotel enters itself: name, room count, room types, policies, FAQ entries
Subscription and billing records (we never store card numbers; payments are taken by iyzico)

Guest messages

The guest’s channel identifier (e.g. Instagram or Messenger user ID, WhatsApp phone number)
The profile name, where the platform provides it
Message text, images and files sent, timestamps, delivery status
Replies sent to the guest by hotel staff or by the AI assistant
Marketing consent and opt-out records

Connection data

Access tokens and account identifiers of the channel accounts the hotel connects

Website and demo request form

When you fill in the demo form: name, hotel name, e-mail, phone and room count (optional), the plan you picked, your message
An irreversible hash derived from your IP address to limit abuse (the IP address itself is not stored)
When you visit the site, a server access log (IP address, time, page requested, browser details)

This data is used only to answer your request and run the site safely; it is never added to a marketing list. The form’s checkbox only confirms you have read this notice — it is not consent.

3. Data from Meta platforms

When a hotel connects its Instagram professional account, Facebook Page or WhatsApp Business account to Voxrium, we receive from Meta only the data listed below, and only with the hotel’s permission:

Channel	Data we receive	Why
Instagram	The professional account’s user ID and username; Direct messages sent to the account; access token	Route each message to the right hotel, show the hotel which account is connected, send replies to Instagram Direct, keep the connection alive
Facebook Messenger	Names and IDs of the Pages the person manages (for selection); messages sent to the selected Page; Page access token	Let the hotel pick the correct Page, show messages in the inbox, send replies through Messenger
WhatsApp Business	WhatsApp Business Account ID, phone number ID and display number; messages sent to the number; message template approval status; access token	Link the number to the hotel’s account, receive and answer messages, send notifications with Meta-approved templates

We do not read posts, comments, followers, ad accounts or insights, and we never publish content on a hotel’s behalf.

4. How we use it

Deliver guest messages to the correct hotel’s inbox and display them to its staff
Send the guest the reply typed by hotel staff, or drafted by the AI assistant from the hotel’s own information
Send service messages the hotel has set up, such as booking confirmations and pre-arrival information
Renew connections before they expire and alert the hotel when a connection breaks
Keep the service secure, diagnose errors, and bill the hotel

The legal basis for each purpose (Article 5 of Law No. 6698):

Purpose	Legal basis
Opening the hotel account, providing the service, support, billing	Entering into and performing a contract — Art. 5/2-(c)
Delivering and answering guest messages, sending service messages	Entering into and performing the hotel–guest contract — Art. 5/2-(c); legitimate interest — Art. 5/2-(f)
Answering your demo request	Directly related to entering into a contract — Art. 5/2-(c)
Service security, abuse prevention, debugging, access logs	Legitimate interest — Art. 5/2-(f)
Keeping billing records, answering requests, İYS checks, requests from authorities	Legal obligation — Art. 5/2-(ç)
Sending marketing messages to guests on the hotel’s behalf	Explicit consent — Art. 5/1; commercial message approval under Law No. 6563

How we collect it. Through dashboard and website forms, the messaging channels the hotel connects (web chat widget, WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, SMS, e-mail) and the hotel’s booking engine / property management integrations — electronically and partly by automated means.

5. What we do not do

We do not sell or rent personal data, use it for advertising, or share it with third-party advertisers.
We do not use message content for profiling or to train AI models.
On Instagram and Messenger we only reply to people who messaged the hotel first, within Meta’s messaging windows; we send no bulk or unsolicited messages on these channels.
On WhatsApp, messages the hotel initiates are sent only with Meta-approved templates; marketing messages go only to guests with recorded consent, and for Turkish numbers only after checking the national consent registry (İYS).

6. Artificial intelligence

The AI assistant answers only from the information the hotel entered in the dashboard (rooms, policies, FAQ) and from booking-engine lookups. To generate a reply, the message text is sent to OpenAI through its API; IBANs, card numbers and national ID numbers a guest types are removed before sending, and the guest’s stored phone number and e-mail are never sent. Hotel staff can take over any conversation and stop the AI per conversation. On the website chat widget, guests are told they are talking to an AI before their first message.

We share data only with the service providers needed to run the service:

Provider	Purpose
Meta Platforms (Instagram, Messenger, WhatsApp)	Receiving and sending messages on the channels the hotel connects
OpenAI	Generating AI replies (message text; processed in the United States)
Resend	Sending e-mail and receiving e-mail forwarded to the hotel
iyzico	Subscription payments (hotel accounts only)
Hostinger	The server the application and database run on (Frankfurt, Germany)
Google	Reading and replying to Google reviews, if the hotel connects them
Telegram	Telegram messages, if the hotel connects the channel; technical alerts sent to us
Netgsm	Sending and receiving SMS, if the hotel connects the channel (Türkiye)
İleti Yönetim Sistemi (İYS)	Consent check before a commercial message (Türkiye)

International transfers. The application server is in Germany; for AI replies, message text is processed in the United States. These transfers are necessary to provide the service and are carried out in line with Article 9 of Law No. 6698.

If a hotel connects a booking engine, property management system or payment provider, the relevant message and booking data is shared with that provider on the hotel’s instruction. Data may be disclosed to competent authorities where the law requires it.

8. Security

All connections are encrypted with HTTPS (TLS).
Channel access tokens and third-party credentials are stored encrypted in the database.
National ID numbers, IBANs, card numbers and e-mail addresses are automatically masked when a message is stored.
Each hotel can access only its own data; cross-hotel access is blocked on the server.
The signature of every notification from Meta is verified; unverifiable requests are dropped.

9. Retention

Data	Period
Conversations (messages and replies)	7 days — deleted by an automated job that runs every day
Channel access tokens and account IDs	Until the hotel disconnects the channel, removes the app’s permission in Meta, or deletes its account
Technical access logs	14–60 days
Hotel account and hotel information	While the account is open
Billing records	As long as tax law requires
Demo requests	1 year — deleted automatically
Database backups	7 days — deleted records stay in backups for at most 7 more days, then go with the backup
Marketing consent	Until the guest withdraws it
“STOP” requests	Until the guest asks otherwise, so that no further messages are sent and the request can be proven

10. Deletion

Step-by-step instructions are on a separate page: Data deletion instructions. In short:

A channel connection: Dashboard → Integrations (“Entegrasyonlar”) → the channel → “Remove” (“Kaldır”). Tokens and account IDs are deleted immediately and the Meta webhook subscription is removed.
From Meta’s side: when you remove Voxrium’s access in your Facebook or Instagram settings, Meta notifies us and the related connection data is deleted automatically.
The whole account: Dashboard → Settings (“Ayarlar”) → Account (“Hesap”) → “Delete account permanently”. All of the hotel’s data is irreversibly deleted.
Guests: write to the hotel you talked to, or to kvkk@voxrium.com.

11. Your rights

Under Article 11 of the Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (and the EU GDPR where it applies) you may ask whether your data is processed and request information about it; learn the purpose and whether it is used accordingly; learn which third parties in Türkiye or abroad received it; request correction, or deletion under Article 7, and have those actions notified to recipients; object to an adverse outcome produced solely by automated analysis; and claim compensation for unlawful processing.

How to apply. In line with the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller, send your request in writing to our address above, by registered e-mail (KEP), with a secure electronic or mobile signature, or from an e-mail address you have previously given us to kvkk@voxrium.com. Include your name, your request and — if you are a guest — the hotel and channel you used. We respond free of charge within 30 days; if the request involves an extra cost, the fee set by the Board may apply. You may complain to the Turkish Personal Data Protection Board if you are not satisfied.

You can stop marketing messages at any time by replying “STOP”.

12. Cookies

voxrium.com sets no cookies and loads nothing from third-party servers (fonts, analytics, ads); it only remembers your motion preference in your browser. The dashboard uses strictly necessary cookies to keep you signed in and to secure connection flows. Every cookie and browser storage item is listed with its purpose and lifetime in the Cookie Policy.

13. Changes and contact

When we update this policy we change the effective date, and we notify hotel accounts of material changes in the dashboard. Questions: kvkk@voxrium.com